連江縣政府人事處作業程序說明表
項目編號	EA03	
項目名稱	職務說明書及職務歸系表之擬(修)訂	
承辦單位	人事處組織任免科	
作業程序說明及控制重點	一、機關於其組織法律修正生效或組織規程修正經考試院核備
    後，如須配合辦理職務歸系調整或註銷者，應於30日內依
    規辦理。
二、分析評擬時，應同時檢查職務數有無超過其編制員額（預算員
額），及各該職務是否規定於組織法規內。
三、一職務以訂定單一職務說明書為原則，同一單位職稱相同，所任工作項目相同，職責程度及所需資格條件均屬相同之各職務，得予以統一訂定一共同「職務說明書」，並應將每一職務之編號分別予以載明。
四、辦理職務歸系時，有下列情形之一者，應敘明理由或檢附
相關資料，連同職務說明書函送銓敘部核備：
    1.主管職務(機要職職務)歸入技術類職系者。
    2.行政性、技術性通用職稱之職務歸系者。
    3.職稱性質與其工作內容不符者。
    4.歸系有案之職務改列為機要職務或機要職務改列為非機要職務。
五、各機關對所屬職務歸系如有異議，應於接到職務歸系通知次日起30 日內，敘明事實及理由，並檢附有關資料申請覆核。
六、職務歸系後，如職務之工作性質有變更時，應由歸系機關
依職務歸系辦法第2條規定程序調整之。
七、機關依法增設職務，應增設職務說明書；無設置必要而予
註銷之職務，應註銷其職務說明書，各機關應每年或間年
進行職務普查。
八、人事人員、主計人員及政風人員各依其管理系統辦理歸系。	
法令依據	一、公務人員任用法及其施行細則。
二、職務歸系辦法。
三、職等標準。
四、職務說明書訂定辦法。
五、職系說明書。
六、職務列等表。
七、各機關組織編制表、分層負責明細表。	
使用表單	一、職務說明書。
二、職務歸系表。
三、職務歸系註銷表。	
連江縣政府人事處作業流程圖
職務說明書及職務歸系表之擬(修)訂作業
EA03

至銓敘部銓敘業務網路作業系統填報

陳縣長核定

銓敘部核備

查閱資料

人事單位初審

單位主管核閱

職務歸系表(註銷表)
填列職務說明書

	

現職人員填寫
指定適當人員填寫

組織法規及編制表
分層負責明細表

處理流程作業時間
　　　　　　　      7日                           7日	

連江縣政府人事處內部控制制度自行檢查表
       年度
自行檢查單位：組織任免科
作業類別(項目)：職務說明書及職務歸系表之擬(修)訂（含職務異動流程處理） 
檢查日期：    年   月    日
檢查重點	自行檢查情形	檢查情形說明	
	符合	未符合		
一、作業流程有效性
(一)作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。
(二)內部控制制度是否有效設計及執行。				
二、職務說明書之擬（修）訂
(一)是否依據機關最新之組織法規及分層負責明細表等規定辦理職務說明書查填。
(二)處理流程是否符合最新規定，並檢討是否有簡化流程之可能。
(三)處理流程作業時間是否符合最新規定及是否具備時效性。
(四)是否有遺漏之職務及漏填之欄位。
(五)所提供之相關資料，是否有不當之內部資料或個人資料外流之虞。				
三、職務歸系表之擬（修）訂
(一)是否依據機關最新之組織法規及分層負責明細表辦理職務歸系。
(二)處理流程是否符合最新規定，並檢討是否有簡化流程之可能。
(三)處理流程作業時間是否符合最新規定及是否具備時效性。
(四)是否依職系說明書及其他有關規定歸入適當職系。
(五)所提供之相關資料，是否有不當之內部資料或個人資料外流之虞。				
四、職務異動流程處理
(一)工作項目異動或職責程度異動者：是否依據機關最新之組織法規及分層負責明細表修正職務說明書及修正歸入適當職系，並依規定由歸系機關送銓敍部核備，同時副知職務所在機關。
(二)機關名稱、代號、職務編號或所在單位異動者：是否擬定「職務異動表」，毋須檢送職務歸系表、職務說明書，並依規定由歸系機關送銓敍部核備，同時副知職務所在機關。
(三)原職務已無設置必要者：是否擬定「職務歸系註銷表」，並依規定由歸系機關送銓敍部核備，同時副知職務所在機關。
(四)改設職務者：是否註銷原職務之歸系表，擬定新增職務歸系表，並依規定由歸系機關送銓敍部核備，同時副知職務所在機關。
(五)處理流程是否符合最新規定，並檢討是否有簡化流程之可能。
(六)處理流程作業時間是否符合最新規定及是否具備時效性。
(七)所提供之相關資料，是否有不當之內部資料或個人資料外流之虞。				
結論/需採行之改善措施：
  □經檢查結果，本作業類別(項目)之內部控制制度設計及執行，無重大缺失。
  □經檢查結果，本作業類別(項目)之內部控制制度設計及執行，部分項目未符合，擬採行改善措施如下：

註：1.機關得就1項作業流程製作1份自行檢查表，亦得將各項作業流程依性質分類，同1類之作業流程合併1份自行檢查表，就作業流程重點納入檢查。
2.自行檢查情形除勾選外，未符合者必須於說明欄內詳細記載檢查情形。

  填表人：              複核：                單位主管：